Informace o zpracování osobních údajů

Společnost PFP s.r.o., IČO: 259 18 184, se sídlem Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku a vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 355106 (dále jen „Správce“) tímto informuje své klienty (dále jen „klient“), jimž poskytuje služby distribuce pojištění (pojistných produktů) (dále jen „Produkt“ nebo „Produkty“) od příslušných dodavatelů těchto služeb, o zpracování jejich osobních údajů, v souladu s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Správce tímto vyzývá klienty - právnické osoby, aby při sjednávání příslušné smlouvy a v době jejího trvání vždy řádně uvědomili fyzické osoby, jež vystupují vůči Správci jako kontaktní osoby klienta a/nebo zaměstnanci klienta (subjekty údajů), o předání osobních údajů těchto osob Správci a předali subjektům údajů tuto informaci o zpracování osobních údajů.

Správce je v rámci plnění svých zákonných povinností oprávněn zpracovávat osobní údaje svých klientů pro níže uvedené účely, v odpovídajícím rozsahu, a po dobu k tomu nezbytnou

Kontaktní údaje Správce
Korespondenční adresa: Praha 1 – Nové Město, Na Florenci 2116/15, PSČ 110 00
E-mail: dpo.pfp@weinholdlegal.com
Kontaktní osoba: Martin Lukáš

Obsah

Účely zpracování osobních údajů
Rozsah zpracovávaných osobních údajů:
Doba zpracovávání osobních údajů:
Způsob a zásady zpracování osobních údajů, poučení o právech klienta
Příjemci osobních údajů

1. Účely zpracování osobních údajů

Zprostředkovatelská činnost s poskytovateli Produktů
- projednání, uzavření a plnění smlouvy mezi Správcem a příslušným klientem / zaměstnancem, jejíž účelem je poskytování nebo zprostředkování (distribuce) pojištění,
a to vše na základě smluvního vztahu mezi klientem a Správcem (dále jen „Smlouva“).
Plnění zákonných povinností Správce
Distribuce pojištění (poskytování nebo zprostředkování pojištění) dle zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění.
Oprávněný zájem Správce
- zasílání obchodních sdělení a marketingových nabídek Správce týkajících se Produktů
- případné vymáhání nároků z příslušné Smlouvy či vedení sporu ohledně příslušné Smlouvy.

2. Rozsah zpracovávaných osobních údajů:

Pro účely uvedené pod písm. a) a b) výše

Klient – právnická osoba:
- osobní údaje, jež byly Správci předány s vědomím kontaktních osob klienta – právnické osoby a/nebo zaměstnanců klienta – právnické osoby (jméno, příjmení, titul, kontaktní údaje, údaje o zdravotním stavu (zvláštní kategorie osobních údajů) v případě, že pro zprostředkování příslušného Produktu to je nezbytné (kupř. životního pojištění).
Klient – fyzická osoba:
- jméno, příjmení,
- kontaktní údaje,
- datum narození,
- údaje o zdravotním stavu (zvláštní kategorie osobních údajů) v případě, že pro
- zprostředkování příslušného Produktu to je nezbytné (kupř. životního pojištění),
- IČO a DIČ v případě podnikajících fyzických osob.

(„klient – právnická osoba“ a „klient – fyzická osoba“ též spolu jen „klient“)

Pro účely uvedené pod písm. c) výše

Klient – právnická osoba:
- osobní údaje, jež byly Správci předány s vědomím kontaktních osob klienta – právnické osoby a/nebo zaměstnanců klienta – právnické osoby (jméno, příjmení, titul, kontaktní údaje, údaje o zdravotním stavu (zvláštní kategorie osobních údajů) v případě, že pro zprostředkování příslušného Produktu to bylo nezbytné a v rozsahu potřebném.
Klient – fyzická osoba:
- jméno, příjmení, titul
- kontaktní údaje,
- datum narození,
- údaje o zdravotním stavu (zvláštní kategorie osobních údajů) v případě, že pro zprostředkování příslušného Produktu to bylo nezbytné a v rozsahu potřebném,
- IČO a DIČ v případě podnikajících fyzických osob.

3. Doba zpracovávání osobních údajů:

Pro účely uvedené pod písm. a) výše

Správce zpracovává osobní údaje klienta po dobu trvání Smlouvy.

Pro účely uvedené pod písm. b) výše

Správce zpracovává (uchovává) osobní údaje klienta:

po dobu trvání pojištění a do konce 10 (desátého) kalendářního roku od jeho zániku, pokud se o něm dozvěděl nebo do konce 10 (desátého) kalendářního roku od konce pojistné doby;
do konce 2 (druhého) kalendářního roku od poslední komunikace se zákazníkem (klientem), nedošlo-li k sjednání pojištění; to vše v souladu s čl. 80 odst. 4 zákona č. 170/2018 Sb., o distribuci pojištění a zajištění.

Pro účely uvedené pod písm. c) výše

Správce zpracovává osobní údaje klienta v případě zasílání marketingových nabídek po dobu trvání závazku z příslušné Smlouvy, a dále po dobu 2 (dvou) let po zániku závazku z této Smlouvy, nepodá-li klient námitku proti zpracování osobních údajů; v takovém případě je Správce povinen přestat zpracovávat osobní údaje pro tento účel.

Správce zpracovává osobní údaje klienta za účelem vymáhání nároků týkajících se příslušné Smlouvy či vedení sporu ohledně příslušné Smlouvy po dobu 10 (deseti) let po zániku závazku z příslušné Smlouvy v souladu se zákonnou délkou promlčecích lhůt stanovených v příslušných právních předpisech, zejména v občanském zákoníku.

4. Způsob a zásady zpracování osobních údajů, poučení o právech klienta

Správce je oprávněn zpracovávat osobní údaje manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím svých k tomu oprávněných zaměstnanců nebo prostřednictvím specializované společnosti. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečených databázích.

Správce prohlašuje, že veškeré zpracování osobních údajů klienta, popřípadě jejich nezbytné předávání, bude prováděno plně s ohledem na soukromí klienta a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a s právními předpisy regulujícími zprostředkovatelskou činnost Správce.

Klient může v souvislosti se zpracováním osobních údajů vůči Správci uplatnit práva uvedená níže, a to:

elektronicky na e-mailové adrese*
telefonicky na kontaktním čísle*
písemně na korespondenční adresu Správce*

* bližší informace k nalezení na straně 1 tohoto dokumentu v informaci Kontaktní údaje Správce.

Právo na přístup, opravu, omezení a výmaz osobních údajů

Klient má právo získat od Správce informace, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány. Pokud Správce osobní údaje klientů zpracovává, je povinen poskytnout klientovi bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost klienta může Správce účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na pořízení těchto kopií.

Klient má dále právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají a na doplnění neúplných osobních údajů s přihlédnutím k účelům zpracování, a to i prostřednictvím poskytnutí dodatečného prohlášení.

Klient má rovněž právo na omezení zpracování jeho osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:

klient popírá přesnost osobních údajů; v tomto případě bude zpracování omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
zpracování osobních údajů je protiprávní, klient odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
Správce již osobní údaje nepotřebuje pro stanovený účel zpracování, ale klient je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
klient uplatnil právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů; v tomto případě bude zpracování omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody klienta.

Na žádost klienta Správce bez zbytečného odkladu vymaže jeho osobní údaje, pokud je dán některý z níže uvedených důvodů:

osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
klient odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
klient vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo klient vznese námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu;
osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně;
osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené právem Evropské unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje;
osobní údaje dítěte byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti učiněnou přímo dítěti.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Klient má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, které poskytl Správci a které jsou zpracovávány automatizovaně, pokud je současně splněna některá z níže uvedených podmínek:

osobní údaje jsou zpracovávány pro konkrétní účel/-y na základě souhlasu klienta;
jedná se o zvláštní kategorii osobních údajů zpracovávaných pro jeden nebo více stanovených účelů na základě výslovného souhlasu uděleného klientem; nebo
zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je klient, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost klienta.

Správce poskytne klientovi osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Klient je oprávněn předat získané osobní údaje jinému správci osobních údajů. Klient si ve své žádosti zvolí, zda má Správce osobní údaje poskytnout klientovi nebo zda využije právo na to, aby jeho osobní údaje byly předány Správcem přímo jinému správci/zpracovateli, je-li to technicky proveditelné.

Právo vznést námitku

V případě zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu Správce (např. přímý marketing) má klient právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů, které v námitce popíše. V případě přijetí námitky Správce osobní údaje přestane zpracovávat (ponechá si je pouze uložené) a provede posouzení, zda má závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami klienta, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud Správce dojde k závěru, že takové důvody má, informuje o tom klienta, sdělí mu zároveň možnosti další obrany a ve zpracování osobních údajů pokračuje. Pokud Správce naopak dojde k závěru, že dostatečné důvody pro zpracování osobních údajů nemá, klienta o tom informuje, zpracování ukončí a provede výmaz osobních údajů.

Vyřizování žádostí klientů při uplatnění jejich práv u Správce

Správce umožňuje klientům podání žádostí v různých formách, jež se primárně budou odvíjet od vztahu mezi Správcem a klientem (písemným formulářem, elektronicky). Jestliže klient podává žádost v elektronické formě, budou informace poskytnuty v běžně používané elektronické formě, ledaže by klient ve své žádosti uvedl, že požaduje jiný způsob poskytnutí informací. O opatřeních přijatých na základě žádosti klienta informuje Správce klienta do jednoho měsíce od přijetí žádosti, nejpozději však do tří měsíců od přijetí žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.

Právo podat stížnost

Úřadu pro ochranu osobních údajů:

elektronicky na e-mailové adrese posta@uoou.cz;
prostřednictvím datové schránky ID: qkbaa2n;
telefonicky na čísle +420 234 665 111; nebo
písemně na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,

případně u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

5. Příjemci osobních údajů

Správce je oprávněn za podmínek stanovených platnými právními předpisy předat osobní údaje klienta za účelem dalšího zpracování osobám (příjemcům), které zpracovávají osobní údaje výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl takový příjemce Správcem pověřen a převážně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, a/nebo za účelem plněním zákonných či smluvních povinností Správce a/nebo na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů uděleného Správci klientem a/nebo na základě oprávněného zájmu Správce.

Takovými příjemci jsou zejména:

právní zástupci (advokáti) Správce,
spolupracující samostatný zprostředkovatelé Správce (v případě, že na konkrétním obchodním případu Správce spolupracuje s jiným samostatným zprostředkovatelem);
spolupracující vázaný zástupci nebo doplňkový pojišťovací zprostředkovatel (v případě, že
Správce vykonává svojí zprostředkovatelskou činnost prostřednictvím těchto osob);
společnosti v rámci RENOMIA GROUP (především pro vnitřní administrativní účely za účelem vnitřní správy a reportingu);
poskytovatelé příslušných Produktů, (za účelem uzavření příslušné smlouvy a/nebo splnění smluvních povinností Správce vůči klientovi);
poskytovatelé informačních a komunikačních systémů, technické infrastruktury (kupříkladu IT služeb);

Správce nepředává osobní údaje třetím osobám úplatně.

Správce je v zákonem stanovených případech oprávněn, resp. povinen některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů orgánům veřejné moci, například orgánům činným v trestním řízení či orgánům dozorujícím jeho regulovanou činnost.

V Praze, dne 20. 3. 2024,

PFP s.r.o.